La dématérialisation des documents devient peu à peu une priorité pour les entreprises. Elle se résume en un processus de transition qui passe par plusieurs étapes. Que faire suivant ces étapes pour bien dématérialiser ses documents ?
Déterminer le périmètre du projet de dématérialisation
La dématérialisation commence par une délimitation du projet. Il s’agit de l’identification des documents concernés et de certains points à considérer avant de démarrer le projet. Cette étape consiste à :
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- Identifier les services concernés
- Déterminer la nature des documents concernés
- Vérifier les droits sur ces documents
Elle nécessite un travail de référencement pour s’assurer d’une dématérialisation complète des documents de l’entreprise. Il est même conseillé d’impliquer ses collaborateurs à partir de cette étape. Ils peuvent aider à faire sereinement la délimitation comme le Blog Business & Finance en fournissant des informations plus sûres sur les documents.
Ils sont plus indiqués pour renseigner sur la nature des documents et leur nombre. Il est aussi nécessaire qu’ils se familiarisent avec les outils. Ces derniers impactent leurs activités. Il faut également demander un accompagnement aux services de numérisation et aux fournisseurs de solution logiciel liée à la dématérialisation.
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Numériser les documents
La numérisation des documents nécessite l’utilisation de ressources adaptées pour des rendus de bonne qualité. Il est possible d’opter pour une photo ou un scan. L’objectif est d’avoir une bonne réplique électronique des documents.
D’autres outils peuvent servir à l’obtention du résultat escompté. Il y a par exemple des logiciels qui aident à redimensionner les documents. Il y a aussi des logiciels qui permettent de les rendre similaires aux documents produits et édités sur un support numérique. D’autres rendent même l’archivage plus facile.
Ceci doit se faire sans enfreindre les indications du livre des procédures fiscales A102 B-2. Il s’agit principalement de ses règles strictes sur la numérisation et l’archivage des factures. Il convient de se renseigner sur ses interdictions afin de respecter les exigences légales de la numérisation de documents.
Automatiser la dématérialisation
L’automatisation vise la dématérialisation de l’ensemble des processus avec une bonne gestion des documents dans un système d’information électronique. Elle passe par l’utilisation d’un système de gestion électronique des documents, encore appelé GED. Elle permet la numérisation directe des documents.
Ce système peut être composé d’un seul logiciel complet. Il peut aussi être composé de plusieurs logiciels. Dans ce cas, chaque outil joue un rôle précis dans le processus. Les documents se retrouvent centralisés dans une base unique. Ceci favorise la diminution, voire la suppression de la production de documents papier.
Le système d’automatisation fonctionne avec le respect de certaines règles définies pour bien gérer les documents. Ces règles donnent des indications sur :
- La durée de conservation des documents
- L’organisation des documents
- Le traitement des documents
En somme, la dématérialisation passe par l’identification des documents, leur numérisation et leur gestion dans un système d’information électronique. La dématérialisation devient automatique après cette dernière étape.
